Как принимать дела на новом месте, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков (часть II)

Первую часть статьи вы найдете здесь

ЭТАП № 2 ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ, СОДЕРЖАНИЯ, РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

……

Проверка содержания документов

Важной особенностью оформления документов по учету кадров является наличие определенных требований, предъявляемых действующим законодательством к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка документа, зависят от его вида. Например, в соответствии с п.4 ст. 82 ТК РУ содержание приказа о приеме на работу должно в точности соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работником. А при изменении условий труда в соответствии с п. 2 ст. 96 ТК РУ приказ о постоянном переводе на другую работу издается в точном соответствии с содержанием изменений, внесенных в трудовой договор.

 

Проверка регистрации документов

В кадровом делопроизводстве регистрация документов осуществляется в целях придания документам юридической силы, контроля их исполнения, поиска и хранения.

Регистрация документов — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

В рамках проверки системы регистрации кадровых документов предприятия осуществляется:

  • анализ действующего порядка систематизации кадровой документации;
  • анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм;
  • проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.

Все документы, подлежащие регистрации, можно разделить на:

  • внутренние;
  • распорядительные;
  • входящие;
  • исходящие.

Входящим, исходящим, распорядительным и внутренним документам присваиваются самостоятельные регистрационные номера. Регистрационный номер (индекс) документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

В начале календарного года регистрация начинается с присвоения первой записи № 01. Нумерация валовая, нарастающая, она заканчивается в последний день календарного года (например, журнал регистрации приказов по личному составу). Также в кадровой службе существуют переходящие документы, не закрывающиеся по окончании года (например, личные дела).

 

Проверка хранения документов

В рамках проверки системы хранения кадровых документов предприятия осуществляется анализ системы их хранения по следующим критериям:

  • подлинник / копия;
  • сроки хранения (постоянный/ временный);
  • календарные сроки (годовые / квартальные / месячные планы, графики и отчеты);
  • утвержденные документы / проекты документов;
  • документы одного календарного года / переходящие дела, не закрывающиеся по окончании года.

Кроме того, необходимо проверить, правильно ли документы сформированы и подготовлены в дела согласно требованиям, предъявляемым к их архивному хранению в соответствии с “Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций Республики Узбекистан, с указанием сроков хранения», утверждённым Агентством «Узархив» при КМ РУз 19.09.2005 г.

 

ЭТАП №3 СОСТАВЛЕНИЕ АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

Итогом работы комиссии является акт приема-передачи дел и документов службы персонала вновь назначенному лицу, ответственному за ведение учета кадров.

В Республике Узбекистан не установлено унифицированной формы данного документа, поэтому его составляют в свободной форме, включая в содержание:

  • краткий отчет о проделанной комиссией работы;
  • состав, наименование и количество кадровых документов и дел;
  • период времени, который они охватывают;
  • сведения об отсутствии или повреждении документов;
  • замечания по поводу содержания и оформления документов и дел;
  • перечень отдельных видов документов, оформленных в виде приложений к акту.

 

Оформление акта приема-передачи кадровых дел и документов

Акт приема-передачи кадровых дел и документов оформляется на бланке организации с присуждением регистрационного номера.

Юридическую силу акту придают следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (“АКТ приема-передачи дел и документов кадровой службы”);
  • дата события;
  • место составления документа;
  • текст документа;
  • количество экземпляров документа;
  • отметка о наличии приложений;
  • подпись председателя комиссии;
  • подписи членов комиссии (с указанием их должностей и мест работы);
  • подпись лица, передающего дела и документы;
  • подпись лица, принимающего дела и документы.

 

Скачать (PDF, 125KB)

 

Прием-передача трудовых книжек

В соответствии с п 1.1. “Инструкция о порядке ведения трудовых книжек”, трудовые книжки являются основным документом, подтверждающим трудовой стаж работников на предприятиях, в учреждениях и организациях в Республике Узбекистан. Кроме того, трудовые книжки являются документами строгой отчетности. Поэтому при смене работника, ответственного за учет и хранение кадровых документов, особенно важно правильно зафиксировать прием-передачу трудовых книжек и Книги ведения учета трудовых книжек.

При проведении проверки оформления документов кадровой службы необходимо сопоставить записи в трудовых книжках с записями в Книге ведения трудовых книжек. Если в ходе проверки комиссией будут обнаружены какие-либо расхождения или ошибки в учете и записях в трудовых книжках и в Книге ведения трудовых книжек, об этом делают соответствующие отметки в акте.

Передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде самостоятельного акта, либо в виде приложения к акту приема-передачи кадровых дел и документов.  В нем указывают:

  • фамилию, имя и отчество владельцев трудовых книжек;
  • серию и номера трудовых книжек (вкладышей);
  • общее количество трудовых книжек и вкладышей;
  • трудовые книжки, невостребованные сотрудниками, с которыми были прекращены трудовые договора.

 

Скачать (PDF, 120KB)

 

Подведем итоги

Чтобы вновь назначенному сотруднику кадровой службы не пришлось отвечать за ошибки, допущенные в отделе кадров в предыдущие периоды работы предприятия, очень важно грамотно провести процедуру приема – передачи кадровой документации. Кроме того, проведение ревизии документов кадрового учета позволит новому работнику оценить состояние имеющейся в наличии документации, определить приоритеты своей работы, а также учесть ошибки, допущенные предшественником, чтобы не повторять их в своей работе.

 

Аудит стратегии управления человеческими ресурсами

Локальные нормативные акты предприятия, регламентирующие процесс трудовой деятельности сотрудников

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *