При вступлении в должность практически каждый специалист кадровой службы сталкивается с необходимостью приема кадровых дел и документов. К сожалению, иногда возникает ситуация, когда предыдущий сотрудник увольняется с работы без передачи дел своему последователю, а вновь назначенный кадровик находит “наследие” предшественника в не идеальном порядке. Между тем, правильно принять дела и документы критически важно, чтобы впоследствии не отвечать за чужие ошибки. Разберемся, что необходимо сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в отделе кадров.
В Узбекистане процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового документооборота, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее определённый, не противоречащий законодательству порядок, всё же сложился. В него обычно включают следующие этапы:
- Создание комиссии по передаче дел;
- Проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения кадровых документов;
- Составление акта приема-передачи дел.
Давайте подробнее разберем каждый этап процедуры приема-передачи кадровых документов.
ЭТАП №1 СОЗДАНИЕ КОМИССИИ ПО ПРИЕМУ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ
Для обеспечения объективности и законности процедуры передачи дел в кадровой службе работодателю необходимо создать комиссию. В состав комиссии могут быть включены разные специалисты организации в зависимости от ее размера и специфики деятельности. Чаще всего в комиссию включают руководителя/заместителя руководителя организации, сотрудника кадровой службы, главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате, юрисконсульта, специалиста IT-службы, секретаря-делопроизводителя. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом, составляемым в произвольной форме. Главная задача комиссии – проверить наличие, состав, содержание и оформление документов, а также произвести их передачу вновь назначенному ответственному лицу.
ЭТАП № 2 ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ, СОДЕРЖАНИЯ, РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Проверка наличия документов
Для проведения проверки необходимо определить и составить перечень документов, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота организации. Данный перечень может включать следующие категории кадровых документов:
- Документы, содержащие личные данные сотрудников:
- Заявления;
- Трудовые договоры (контракты), дополнительные соглашения;
- Трудовые книжки;
- Личные дела сотрудников;
- Учетные карточки (форма Т-2);
- Договоры о полной материальной ответственности;
- Другие документы
- Информационно-Справочные Документы:
-
- Докладные, рапорты;
- Объяснительные записки;
- Акты;
- Протоколы;
- Справки;
- Книги учета и регистрации, регистрационные журналы;
- Другие документы
- Организационные/Регламентирующие Документы:
-
- Структура и штатная численность;
- Локальные нормативные акты;
- Документация по охране труда;
- Должностные инструкции;
- Табель учета использования рабочего времени;
- Другие документы
- Распорядительные Документы
-
- Приказы;
- Выписки из приказов;
- Другие документы
Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом организационных особенностей и условий труда работников список обязательных и используемых документов кадрового учета компании может быть расширен.
Проверка оформления документов
Необходимым свойством любого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным подтверждением заключенной в нем информации (фактов, событий, действий). Юридически значимый документ обеспечивается комплексом реквизитов, установленным для каждой разновидности документов, и может быть предоставлен в качестве доказательства в суд или при любой проверке.
Реквизиты, придающие кадровому документу юридическую силу:
- фирменный бланк предприятия;
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- место составления или издания документа;
- дата издания;
- регистрационный номер/ код/ номер формы документа;
- заголовок;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись уполномоченного лица;
- визы (согласование);
- штампы;
- печать.
Например, в соответствии с п. 4 ст. 74 ТК РУ трудовой договор скрепляется подписями работника и должностного лица, обладающего правом приема на работу, с указанием даты его подписания. Подпись должностного лица заверяется печатью предприятия (при наличии печати), подтверждающей подлинность и правомочность подписи.
Продолжение следует….
Как принимать дела на новом месте, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков (часть II)
Сотрудник не явился на работу: 5 действий кадровика