Кадровый аудит (экспертиза кадровой документации) включает в себя диагностику кадровой документации предприятия на наличие, корректность ее оформления и ведения в соответствии с действующим законодательством.
Основные цели кадрового аудита – это:
- анализ полной картины о состоянии кадрового документооборота предприятия;
- проверка пакета документов, наличие которых требуется согласно Трудовому законодательству;
- выявление типичных ошибок в кадровой документации предприятия;
- оценка работы кадровой службы предприятия;
- предотвращение штрафов и претензий контролирующих и проверяющих органов.
Объектом аудита является весь кадровый документооборот предприятия, который предусматривает проведение проверки следующих документов:
| № | Раздел | Список |
| 1. | Локальные нормативные акты предприятия | Правила внутреннего трудового распорядка |
| Коллективный договор | ||
| Положение об оплате труда и премировании | ||
| Положение об обучении | ||
| Положение об аттестации/оценке персонала | ||
| Положение об адаптации | ||
| Положение о порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками | ||
| Положение о защите персональных данных работников | ||
| 2. | Штатное расписание | Штатное расписание |
| Штатная расстановка | ||
| 3. | Трудовые договоры с работниками | Трудовые договоры с работниками |
| Дополнительные соглашения к трудовым договорам с работниками | ||
| 4. | Приказы | ЛНА – Приказ о введении в действие/внесении изменений |
| Штатное расписание – Приказ о введении в действие/внесении изменений | ||
| Прием | ||
| Прекращение трудового договора | ||
| Перевод | ||
| Трудовой отпуск | ||
| Отпуск без сохранения з/п | ||
| Декрет и по уходу за ребенком до 2/3-х лет | ||
| Поощрение | ||
| Нарушение трудовой дисциплины (выговор, штраф, отстранение) | ||
| Материальная помощь | ||
| Материальная ответственность | ||
| Графики сменности | ||
| Служебные командировки | ||
| Сверхурочная работа | ||
| 5. | Трудовые книжки | Трудовые книжки работников |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | ||
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них | ||
| 6. | Учет рабочего времени | Графики работы |
| Графики сменности | ||
| Табель учета рабочего времени | ||
| Служебные записки о необходимости сверхурочной работы | ||
| Согласие работников на сверхурочную работу | ||
| 7. | Договоры о материальной ответственности | Индивидуальная материальная ответственность |
| Коллективная материальная ответственность | ||
| 8. | Медицинский осмотр | График медосмотра |
| Медицинские книжки | ||
| 9. | Личное дело сотрудника | Карточка Т-2 |
| Трудовой договор | ||
| Заявления работника | ||
| Должностная инструкция | ||
| Служебные записки | ||
| Протоколы | ||
| Акты | ||
| Медицинские заключения | ||
| Документы о перемене фамилии | ||
| Лицензии, справки, специальные разрешения | ||
| Копии документов, предоставленных при приеме (диплом, ИНН и т.д.) | ||
| Копии приказов | ||
| 10. | Отпуск | Графики отпусков |
| 11. | Журналы | Ознакомление с локальными нормативными актами |
| Учет личных карточек | ||
| Регистрация трудовых договоров | ||
| Регистрация приказов | ||
| Регистрация дополнительных соглашений | ||
| Учет больничных листов | ||
| Регистрация командировок | ||
| 12. | Охрана труда и противопожарная безопасность | Инструкции |
| Положения | ||
| Акты | ||
| Журналы ознакомления сотрудников |
Проведение кадрового аудита
Руководство определяет списки документов, которые необходимо проанализировать, формулирует критерии выделения отдельных категорий персонала для анализа, формирует списки сотрудников, чьи личные дела будут подвергнуты сплошной или выборочной проверке.
Формируется и утверждается план-график работ, включающий все реализуемые в процессе выполнения проекта задачи и сроки их исполнения, как исполнителем, так и руководством.
Сроки проведения работ зависят от состояния кадровой документации предприятия, количества сотрудников и периода, подлежащего проверке.
Обработка данных и подготовка отчета
Подготовка отчета производится по данным, полученным в результате проведенных проверок.