Выписка из приказа – это документ, подготовленный и выданный по запросу работника или каких-либо сторонних организаций для передачи фрагмента информации из действующего приказа. Она оформляется в том случае, когда нет необходимости в копировании всего текста приказа или по соображениям конфиденциальности.
Выписка из приказа должна содержать точные реквизиты приказа:
- наименование организации;
- дату и номер подлинного приказа;
- место издания;
- заголовок к тексту;
- необходимый фрагмент текста приказа.
Констатирующая часть приказа приводится полностью. Из распорядительной части берут только тот пункт, ради которого и готовится выписка.
В выписке отражают сведения о лице, подписавшем подлинный документ (его должность, фамилию и инициалы).
Уполномоченный работник, заверяющий выписку из приказа, ставит заверительную надпись или штамп «Копия верна», указывает свою должность, ставит подпись (с расшифровкой), дату и печать предприятия/штамп службы управления персоналом организации. Печать предприятия ставится, если выписка готовится для предъявления в сторонние организации. Для внутреннего пользования документ можно заверить штампом службы управления персоналом организации.
Юридическую силу выписка из приказа будет иметь только в случае правильного оформления “заверительной” части.
Журналы регистрации кадровой документации