Сезон отпусков: как закрыть, какие документы проверить, как исправить ошибки?

Согласно ст. 133 ТК РУз всем работникам, в том числе и работающим по совместительству, предоставляются ежегодные трудовые отпуска для отдыха и восстановления работоспособности с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Чтобы понять, как обстоит дело с использованием трудового отпуска работниками вашей организации, обязательно в конце сезона проверьте, все ли документы находятся в надлежащем порядке.

Проверяем график отпусков

В соответствии со ст. 144 ТК РУз очередность предоставления ежегодных отпусков определяется графиком, утверждаемым до начала календарного года работодателем по согласованию с профсоюзным комитетом или иным представительным органом работников.

Поэтому аудит отпускных документов необходимо начинать именно с графика отпусков, сравнивая информацию по плановым и фактическим датам отпусков, использованных работниками, на момент вашей проверки.

Все использованные работниками отпуска должны быть подтверждены наличием соответствующих заявлений, приказов, а также отметками в табеле учета рабочего времени.

Время использования отпуска, установленного графиком, может быть изменено в соответствии со ст. 145 ТК РУз.

Если данный факт имел место, вам необходимо проверить все случаи переноса отпусков работников, их причины, состав документов, подтверждающих данные изменения, корректность оформления и наличие на документах подписей руководителя предприятия и работников.

Проверяем наличие следующих документов:

  • Заявления работников о причинах переноса отпуска (например, в связи временной нетрудоспособностью, наступлением срока отпуска по беременности и родам, совпадением ежегодного отпуска с учебным отпуском, выполнением государственных или общественных обязанностей);
  • Приказы о внесении изменений в график отпусков предприятия, с указание дат переноса отпусков;
  • Приказы о предоставлении отпуска работникам;
  • Табель учета рабочего времени.

Важно:

В соответствии с п.5 и 6 ст.143 ТК РУз отпуск должен предоставляться ежегодно до окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска полностью в текущем году невозможно по причинам производственного характера, с согласия работника часть отпуска, превышающая 12 рабочих дней, может быть перенесена на следующий не календарный, а именно рабочий год, в течении которого она подлежит обязательному использованию.

Проверяя график отпусков, особое внимание обратите на работников, которые не используют свое право на трудовой отпуск в течении нескольких лет. Выявив данное нарушение срочно исправляйте сложившуюся ситуацию, направив данных «трудоголиков» в отпуск.

Проверяем личную карточку Т-2

Вся информация об отпусках работника в обязательном порядке переносится в личную карточку Т-2, раздел «Отпуск». Каждая внесенная запись должна быть подтверждена подписью работника.

Проверьте, внесены ли все сведения по отпускам работников в их личные карточки, а также подтвердили ли работники данные записи своими подписями.

Если информация об отпуске отсутствует в карточке Т-2, заполните соответствующие разделы личной карточки, указав регистрационные номера приказов, подтверждающих факт предоставления отпусков. Заполните эту графу, даже если уже внесли запись о следующем отпуске, пропустив предыдущий.

Проверяем приказы на отпуск

Если в личной карточке информации об отпусках нет, поищите приказы об отпуске или его переносе. Нашли — внесите его реквизиты в график и сделайте отметку в личной карточке Т-2. Чтобы ускорить поиск, проверьте журнал регистрации приказов по личному составу.

Если вы обнаружили наличие приказа, но в журнале запись о нем отсутствует, необходимо это исправить. Порядок исправления зависит от того, в какой форме вы ведете журнал учета. Например, в разделе «Примечание» рядом с последней записью за день, в который нужно зарегистрировать приказ, внесите реквизиты забытого документа. Т.к. мы используем при регистрации документов нарастающую нумерацию, у вас может не оказаться свободного номера для корректировки задним числом. Чтобы выйти из сложной ситуации, внесите регистрационный номер с дробью или литерой.

На заметку:

Когда мы регистрируем откорректированные документы используя номер с дробью или литерой, то понятно, что документ вносили в журнал учета с опозданием, т.е. задним числом. Чтобы подстраховаться от подобной ситуации, в регистрации документов можно ежедневно начинать нумерацию приказов заново.

Например, № 010522 будет расшифровываться так: 01 — дата, 05 — месяц, 22 — порядковый номер приказа за этот день. В таком случае замечаний от проверяющего не будет.

Если вы решите ввести подобную практику в делопроизводство предприятия, то не забудьте закрепить данный порядок учета приказов в локальном нормативном акте.

Проверяем заявления о переносе отпуска

В соответствии с п.5 ст.144 ТК РУз, время использования отпуска, установленного графиком может быть изменено только по соглашению между работником и работодателем.

По общему правилу работник обязан уведомить работодателя о возникших причинах, препятствующих использованию отпуска (п.3 ст.145 ТК РУз).

Отпуск по заявлению работника переносится на другой срок, если он не был своевременно извещен о времени начала отпуска в установленный срок или ему до начала отпуска не была произведена оплата за время отпуска (п.4 ст.145 ТК РУз).

Таким образом, каждый случай переноса трудового отпуска, установленного графиком, должен быть подтвержден заявлением работника.

 

Образцы документов:

 

 

Приказ о переносе отпуска

 Общество с ограниченной ответственностью «ШОХ»

Дата: 10 Октября 2019 г.                                                           

  ПРИКАЗ №1010-28-лс

 

О переносе отпуска

 

Перенести ежегодный трудовой отпуск Бакиева Дильшода Азимовича, Администратора отдела «АХО», продолжительностью 22 дня, запланированный в Графике отпусков на 2019 год с 02.10.2019г. на период с 10.10.2019г. по 04.11.2019г.

  1. Начальнику отдела кадров Хамраеву С.Б. внести соответствующие изменения в график отпусков на 2019 год, утверждённый 20.12.2018г.

Основание: заявление Бакиева Д.А. от 01.10.2019г., справка-вызов из ТГЮИ № 3578-2019.

 

Директор                                                             Нигматуллина И.И.

 

С приказом ознакомлен

Бакиев Дильшод Азимович         _______________   (подпись)

 

 

Расчет отпуска

Составляем график отпусков

 

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *