Как принимать дела на новом месте, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков (часть I)

При вступлении в должность практически каждый специалист кадровой службы сталкивается с необходимостью приема кадровых дел и документов. К сожалению, иногда возникает ситуация, когда предыдущий сотрудник увольняется с работы без передачи дел своему последователю,  а вновь назначенный кадровик находит “наследие” предшественника в не идеальном порядке. Между тем, правильно принять дела и документы критически важно, чтобы впоследствии не отвечать за чужие ошибки. Разберемся, что необходимо сделать и какие документы оформить при приеме-передаче дел в отделе кадров.

В Узбекистане процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового документооборота, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее определённый,  не противоречащий законодательству порядок, всё же сложился.  В него обычно включают следующие этапы:

  1. Создание комиссии по передаче дел;
  2. Проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения кадровых документов;
  3. Составление акта приема-передачи дел.

 

Давайте подробнее разберем каждый этап процедуры приема-передачи кадровых документов.

 

ЭТАП №1 СОЗДАНИЕ КОМИССИИ ПО ПРИЕМУ-ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

 

Для обеспечения объективности и законности процедуры передачи дел в кадровой службе работодателю необходимо создать комиссию. В состав комиссии могут быть включены разные специалисты организации в зависимости от ее размера и специфики деятельности. Чаще всего в комиссию включают руководителя/заместителя руководителя организации, сотрудника кадровой службы, главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате, юрисконсульта, специалиста IT-службы, секретаря-делопроизводителя. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом, составляемым в произвольной форме. Главная задача комиссии – проверить наличие, состав, содержание и оформление документов, а также произвести их передачу вновь назначенному ответственному лицу.

 

Скачать (PDF, 94KB)

 

ЭТАП № 2 ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ, СОДЕРЖАНИЯ, РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Проверка наличия документов

Для проведения проверки необходимо определить и составить перечень документов, которые формируются в процессе ведения кадрового документооборота организации. Данный перечень может включать следующие категории кадровых документов:

  1. Документы, содержащие личные данные сотрудников:
    • Заявления;
    • Трудовые договоры (контракты), дополнительные соглашения;
    • Трудовые книжки;
    • Личные дела сотрудников;
    • Учетные карточки (форма Т-2);
    • Договоры о полной материальной ответственности;
    • Другие документы
  2.  Информационно-Справочные Документы:
    • Докладные, рапорты;
    • Объяснительные записки;
    • Акты;
    • Протоколы;
    • Справки;
    • Книги учета и регистрации, регистрационные журналы;
    • Другие документы
  1.  Организационные/Регламентирующие Документы:
    • Структура и штатная численность;
    • Локальные нормативные акты;
    • Документация по охране труда;
    • Должностные инструкции;
    • Табель учета использования рабочего времени;
    • Другие документы
  1.  Распорядительные Документы
    • Приказы;
    • Выписки из приказов;
    • Другие документы

Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом организационных особенностей и условий труда работников список обязательных и используемых документов кадрового учета компании может быть расширен.

 

Проверка оформления документов

Необходимым свойством любого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным подтверждением заключенной в нем информации (фактов, событий, действий). Юридически значимый документ обеспечивается комплексом реквизитов, установленным для каждой разновидности документов, и может быть предоставлен в качестве доказательства в суд или при любой проверке.

Реквизиты, придающие кадровому документу юридическую силу:

  • фирменный бланк предприятия;
  • наименование организации – автора документа;
  • наименование вида документа;
  • место составления или издания документа;
  • дата издания;
  • регистрационный номер/ код/ номер формы документа;
  • заголовок;
  • текст;
  • отметка о наличии приложения;
  • подпись уполномоченного лица;
  • визы (согласование);
  • штампы;
  • печать.

Например, в соответствии с п. 4 ст. 74 ТК РУ трудовой договор скрепляется подписями работника и должностного лица, обладающего правом приема на работу, с указанием даты его подписания. Подпись должностного лица заверяется печатью предприятия (при наличии печати), подтверждающей подлинность и правомочность подписи.

 

Продолжение следует….

 

Как принимать дела на новом месте, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков (часть II)

Сотрудник не явился на работу: 5 действий кадровика

 

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *